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能力,源于个人效率的提升
作者:庄鑫    点击数:2139    更新时间:2012/10/25 14:31:29    发布人:王勇

    2004年7月的那一天,是我人生的一个新起点。

    结束了十余年的寒窗苦读,我找到了伸展拳脚、实现自身价值的舞台。而今,回想八年的历练,我庆幸没有让昨天蹉跎而过,激情与努力使我不断进步、再进步。每每取得成功,抑或受到挫折,我都会深深的思考:该怎样做,才能够让自己有足够的能力胜任这份工作。八年的点滴积累让我体会到,不断学习、勤于思考,积极行动,是工作的基石,是具备履职能力的不二法宝。

    一、在学习中孕育能力

    2005年9月,局领导根据企业发展蓝图,注册2200万资金,成立了由山东黄河工程集团有限公司控股的山东金河房地产开发有限公司,我担任公司办公室主任一职。由于初次接触办公室工作,任职之初,工作的开展充满了艰辛,我一度茫然不知所措。是学习让我走出了困顿,找到了方向。我逐渐学会在学习中摸索,在摸索中进步。

    日常工作中,办公室人员不仅要与领导沟通而且还要与基层员工沟通,有时还需要协调人与人之间、部门与部门之间的矛盾。作为办公室负责人,我存在的意义,就是做好参谋助手、做好综合协调、做好后勤保障,因此胜任这份工作,需要具备一定的说话技巧与沟通艺术。上传下达要说话,汇报情况要说话,接待来访要说话;意见沟通中,能否正确运用语言文字,与沟通的效果关系十分密切。为了提高自己的语言表达能力,我翻阅了大量的书籍,学习各种沟通技巧,并不断总结,弥补自己在语言表达中存在的不足。多年来的办公室工作使我从领导、同事身上学到了不少工作思路、方法,以及工作作风,提高了组织能力、公关技巧、分析判断能力。

    可以说,学习是事业的基础,是完成本职工作的必要条件。它的真谛在于:一方面使企业具备不断改进的能力,提高企业的竞争力;另一方面,学习实现了个人与工作的真正融合,使人们在工作中活出生命的意义。只有不断在学习中才能提高政治理论水平、提高组织协调能力和管理经验,才能提高个人的履职能力。

    二、在思考中萌发能力

    古人云:“学而不思则罔,思而不学则殆”,自古以来,学与思就有着不可割裂的关系。学是思的基础,思是学的补充,这二者是紧扣的两环,缺一不可。学与思相结合,是掌握知识过程中的必由之路,古今中外成功者的事例无不证明了这一点。学而思,思而学,正是伟人成功的经验,同样也是人类进步的动力之源。

    办公室工作千头万绪、复杂多变,哪方面做不到位,都会产生不良影响。因此没有缜密的思考,难以胜任这份工作。为了做好领导的参谋助手,我非常注意观察和思考他人的工作方式和做事方法。比如,当领导作出一个决定时,我首先考虑领导为什么作出这个决定和部署,有什么用意;考虑有怎样的政治和经济背景,基于怎样的单位环境,该梳理怎样的人际关系。把这些问题看清楚,我就能悟出执行的方法。毕竟,好的手下不是执行最彻底的,而是看得最通透的。同时,办公室是一个上通下达的中枢部门,为了做好各部门的沟通协调,我也非常注意观察和思考身边人的性格和特点,工作中了解他们,生活中关心他们,认真体会他们的每一次公开表态,观察他们在每次会议上的发言。这样做,有利于工作的开展,关系的协调。

    工作要继续,思考不停息。无论工作在现实中受到怎样的限制,都不要阻拦自己思考。多年的工作中,我从未停止过关于工作的种种思考——我的工作在整体工作中所处的地位,每个阶段工作中的主要矛盾,制约工作开展的主要因素,影响工作开展的外部因素等等。思考使领导更加重视的工作办法,思考改善工作现状的途径,思考优化工作的内外部环境。做好本职工作,就要在工作中思考,在思考中领悟。一个人思考的深度、广度,大致可以决定这个人发展程度。一个不注意观察事物,不注意总结经验,不注意提炼生活的人,是难以得到快速提高的。学会思考,善于思考,工作中便不怕遇到困难,沟通中不怕出现障碍。思考是完成本职工作的催化剂和助推器。

    三、在实践中产生能力

    在刚接手办公室工作时,总觉得时间不够用,好像总有太多的工作要做,总希望有更多的时间来完成手边的工作。为什么总是一方面感到劳累过度,同时又觉得没效率?答案其实很简单,我没有找到提高工作效能的方法。经过长期的工作积累,我终于建立起一套增加工作效能的个人效率的提升系统,它源源不断的为我的职业生涯提供强大动力。

    1.立即就做

    唯一能够达到工作效果的方法就是把“立即就做”作为行事的准则。面对繁杂的日常工作,我会选择“立即就做”,这使我可以更好的控制工作时间、地点和方式。“立即就做”是个人效率提升系统的首要原则。

    但要注意的一点是,并不是每件事都可以马上去做。分清先后次序的确对取得成效很有帮助。因此,我会将工作分为“立即就做”和“待处理”两个优先级。“立即就做”的意思是要规律的、持续的、日复一日的立刻完成应该做的事情,拒绝拖延。即使是一个电话、一封邮件,只要能处理,立刻执行,不因任何借口拖延工作时机。“待处理”的意思是指那些当前不能做的事,或者自己控制不了的事。比如,约见的领导出差在外,待审批的文件手续不齐全等。因为不得已的理由而不得不将工作归入“待处理”,一旦时机成熟,立即将“待处理”转为“立即就做”,绝不拖延。

    掌握“立即就做”和“待处理”的真正含义,并且严格照此行事,我的工作效率大大提高,履职能力大大增强。

    2.立即规划

    以正确的方式处理正确的事情,会成倍的提高工作效果和效率。做规划的一个目的就是让事情明晰起来,明确自己在一天活一段时间内应该做什么。在分清了事情的轻重缓急后,我首先会去了解目前自己的时间如何安排,做出一个合理的计划表。方法就是做一个能够精确反应如何利用时间的时间表。因为我必须知道自己的时间都用在了哪里,否则就不能掌控自己的时间。

    无论做什么事情,我通常都会提前做好规划。首先,我会将“立即就做”的事情列一个清单,然后按照轻重缓急重新将事情进行排序。尽量做到:不让重要的工作延误紧急的工作,不让不重要的文件处理影响紧急和重要的事情的执行。为了做到这一点,我会建立一个时间计划,精确的计算和安排每项工作需用的时间。并且,再建立一个时间日志表,每处理完一件事情,我都会记录下来做的什么事情,用了多长时间,涉及什么人,然后与之前的时间计划进行比较,分析计划与实施中的差别,以便做出更加合理的时间安排。

    实践证明,这个方法确实有效。因为它不仅能让自己清楚的知道花时间在做什么,而且能够洞察出谁有可能在自己负责的领域内出差错,有什么环节可能还没有完成,以及怎样浪费了其他人的时间等等。规划促使我从各种角度检视自己的工作。当我进行了有效的规划后,我发现自己的工作目标逐步实现了,履职的能力得以充分体现。

    3.坚持不懈

    规划使事务明朗化,使行动清晰化。但工作获得最终成功,很大程度上取决于你是否执著于要完成的事情,换句话说,取决于你的后续追踪与持续完成工作做得如何。

    工作中经常会碰壁,但经验告诉我,毅力可以克服一切。世界上没有任何东西能取代毅力的位置。才华不能,有才华而不成功的人太常见了;天才也不能,没有收获的天才已经成为了一句谚语。只有毅力与决心相结合才能无往而不胜。

    工作不分贵贱,我们要干一行、爱一行;工作不分轻重,我们要干一行、专一行。选择一份职业,我们就要出色的完成它,不贻误这份职责,不辱没这份使命。我们应该在学习中思考,在思考中实践,在实践中成功!如果你是一个认真而热情的人,那么运用你的天才和力量,迸发你那超强的履职能力,去创造完美的一切。

    工作,从这里开始。

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